Executive Legal Assistant

Over de functie

Wij zoeken een Executive Legal Assistant die op een professioneel, georganiseerd en proactief niveau ondersteuning biedt aan partners, senior advocaten en het leiderschap van de firma. De functie vereist een hoge mate van discretie en het vermogen om meerdere prioriteiten te beheren in een dynamische juridische omgeving.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Administratieve en juridische ondersteuning bieden aan toegewezen partners, executives en advocaten.
• Complexe agenda's beheren, inclusief vergaderingen, hoorzittingen, conferenties en afspraken.
• Interne en externe bijeenkomsten coördineren, inclusief voorbereiding van ondersteunende materialen en opvolging.
• Conflicten in agenda's, deadlines en kritieke prioriteiten identificeren.
• Vertrouwelijke informatie discreet behandelen en fungeren als professioneel aanspreekpunt tussen advocaten, cliënten, rechtbanken, leveranciers en interne teams.
• Juridische documenten opstellen, redigeren, corrigeren en formatteren (bijv. correspondentie, pleadings, motions, notices, agreements).
• Ondersteuning bieden gedurende de volledige levenscyclus van zaken, inclusief monitoring van belangrijke data (hoorzittingen, deposities, mediations, arbitrages, processen).
• Documenten indienen en service verzorgen, telefoontjes, e‑mails en verzoeken filteren en prioriteren.
• Communicaties opstellen namens advocaten en executives, en urgente zaken opvolgen.
• Afstemming met de financiële afdeling over facturering en onkosten, rapporten opstellen en facturen verwerken wanneer nodig.

Gewenst profiel

• Minimaal 5 jaar ervaring als legal assistant, executive legal assistant, litigation assistant of vergelijkbare functie binnen een advocatenkantoor.
• Aantoonbare ervaring in het ondersteunen van partners, senior advocaten of executive leadership.
• Grondige kennis van juridische terminologie, procedures en dossierbeheer.
• Uitstekende schriftelijke en redactionele vaardigheden, met aandacht voor grammatica en documentreview.
• Vermogen om zelfstandig beslissingen te nemen en meerdere deadlines gelijktijdig te beheren.
• Hoge mate van discretie en vertrouwelijkheid.

Vereiste vaardigheden

• Geavanceerde kennis van Microsoft Outlook.
• Geavanceerde kennis van Microsoft Word.
• Geavanceerde kennis van Microsoft Excel.
• Ervaring met Adobe Acrobat.
• Ervaring met documentmanagementsystemen.