Asistente administrativo de transportes

Over de functie

Als administratief assistent transport ondersteun je de transportmanager bij het registreren, valideren en organiseren van alle operationele gegevens. Je zorgt voor nauwkeurige en tijdige informatie zodat het management weloverwogen beslissingen kan nemen.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Toewijzen en registreren van brandstof voor verschillende bedrijfseenheden.
• Afhandelen van onkostenvergoedingen voor piloten en externe transportfacturen.
• Opstellen van dagelijkse werkbonnen (bijv. tankbeurten, oliepeil).
• Beheren van betalingen voor carwash‑diensten en leveranciers gerelateerd aan transport.
• Controleren en archiveren van onderhoudsdocumentatie per voertuig.
• Registreren van extra diensten, bijhouden van biometrische gegevens, vakanties en afwezigheden.
• Verwerken van kortingen en schadeclaims in samenwerking met HR.
• Voorbereiden van personeelsdossiers en wervingsaanvragen voor HR.
• Invoeren van brandstof‑ en reparatiegegevens in de systemen.
• Opstellen van dagelijkse rapporten over routes, leveringen en brandstofverbruik.
• Bijwerken van preventieve en correctieve onderhoudsdatabases en maken van Excel‑overzichten.

Gewenst profiel

• Ervaring met administratieve taken binnen logistiek of transport.
• Accuraat en gestructureerd met een sterk oog voor detail.
• Goede communicatieve vaardigheden en samenwerking met verschillende afdelingen.
• Bekendheid met digitale invoer en documentbeheer.

Vereiste vaardigheden

• Microsoft Excel